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仕事用データのバックアップ

最近依頼を受けたパソコン修理で、データのバックアップの重要性を再認識しました。

USBメモリは安くなったので(1000円で16Gバイトくらいまで買えます)、ドキュメントフォルダ等のバックアップをする人は増えていますが、会計ソフト等のバックアップをしていない人が多いです。私が行った最近のパソコン修理数件が、このケースでした。

会計ソフトなどの仕事で使っているソフトは、ドキュメントフォルダにデータが保存されていない場合も多いです。これらのソフトには、「バックアップ」というメニューがあるので、それを使って、USBメモリ等にデータを保存しておかないと、パソコンが故障した場合、データを失う事もあります。何年間もかけて貯めたデータを失ってしまう事になりますので、仕事で使っているソフトのバックアップができているかどうか、再確認ください。

(参考)
・エクセルやワードのデータは、ドキュメントに保存してあると思いますが、これらは、データだけ保存しておけば大丈夫です。

・メールソフトの Microsoft Outlook は標準設定ならドキュメントフォルダにデータが保存されます。よって、ドキュメントフォルダをそのままUSBメモリに保存することでバックアップが出来ます。 Windows Live Mail 等は、ドキュメントフォルダに保存されてないので、大切なメールは印刷等をしておき、パソコン故障に備えるのも良いかもしれません。

・会計ソフトは、いろいろなメーカから発売されています。ほとんどのソフトは、「バックアップ」メニューがあるので、大量のデータを入力した後や、年度繰越後などに、「バックアップ」を実施して、USBメモリにデータを保存することをお勧めします。

ワードやエクセルのデータをドキュメントフォルダに保存せず、直接USBメモリに保存しているケースもあります。こういう使い方をしていると、USBメモリが壊れた場合、データを失います。USBメモリは頻繁に読み書きすると、パソコン内蔵ハードディスクより弱いのでデータを失う可能性が高くなります。USBメモリを2セット使う等の方法で、USBメモリが故障する可能性に対処してください。もし故障したら、メーカに相談すると復旧できる可能性もありますが、時間と費用がかかります。

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